Definisi Project (Project Management) bagian dua

Di beberapa organisasi/perusahaan, terkadang menganggap segala sesuatu dari sebuah pekerjaan adalah sebagai proyek (project).  Ada juga yang sebaliknya bahwa yang dianggap project adalah yang hanya melibatkan/membutuhkan budget/biaya. Sehingga jarang sekali mereka  mengerjakan project.

Adapun pengertian secara umum bahwa yang dimaksud dengan project adalah (berdasarkan definisi yang disebutkan oleh PMI-PMBOK) pekerjaan yang temporer untuk menciptakan sebuah produk atau layanan (service) yang spesifik/berbeda dari yang lain atau sebelumnya.

Temporer yang berarti sebuah pekerjaan ada akhirnya (suatu saat akan berakhir), sedangkan spesifik/unik adalah hasil dari project itu haruslah sesuatu yang unik dan lain dari yang lain (belum pernah dibuat-di dalam organisasi tersebut).

Sedangkan pekerjaan yang melibatkan rutinitas tidaklah bisa disebut dengan project.

Contoh yang bisa dikategorikan sebagai project :

Membuat aplikasi antrean (memiliki rentang waktu tertentu dengan produk yang sebelumnya belum ada yaitu sistem antrean dengan rentang pengerjaan 1 bulan)

Membuat gedung/warehouse (memiliki rentang waktu tertentu dalam pembuatannya dan menghasilkan gudang)

Membuat produk baru semisal benang/textile dengan komposisi yang baru yang memiliki kelebihan dibanding produk sebelumnya

Konversi/migrasi dari aplikasi lama ke aplikasi yang baru

Dan yang lainnya

Sekilas PM (Project Management) – bagian satu

Dear pembaca,

Bagi yang terbiasa dan berkecimpung dalam dunia proyek, memiliki bekal bagi seorang pemimpin/leader dalam sebuah proyek adalah sebuah keharusan. Apakah anda dipilih karena kemampuan anda dalam mengelola sumberdaya/orang? ataukah karena anda dekat dengan pemilik proyek (sponsor)? atau karena anda memiliki team yang handal, atau karena kemampuan anda dalam merencanakan segala sesuatunya, atau kemampuan dalam berkomunikasi dan atau yang lainnya?

Dalam sebuah proyek, hanya mengandalkan kedekatan dengan sponsor dan modal tidaklah cukup. Dibutuhkan kemampuan dan keahlian yang terintegrasi. Dalam istilah project management dikenal dengan body knowledge. Knowledge ini mencakup 9 area yaitu :

1. integrasi,

2. ruang lingkup (scope),

3. waktu (time),

4. biaya (cost),

5. kualitas (quality),

6. sdm (human resource),

7. komunikasi (communication)

8. resiko(risk) dan

9. pengadaan (procurement)

Today’s concerns : Initiating the Project (Everyday PM)

Describe the initiating process group.

Answer:

The main purpose of the initiating process group is to get the project approved. It begins when a project sponsor or other project initiator proposes a project and the project is accepted through the project selection methods.

The main documents produced are the project charter and the preliminary project scope statement. The project charter addresses authorization issues and the preliminary project scope statement defines the scope. In this stage, the project manager is assigned and given a level of responsibility.

High-level planning begins to account for budget, schedule, business needs, project requirements, stakeholders, assumptions and constraints, risks and scope. An analysis of various stakeholders and their needs will prevent complications later.

Define quality audits (Everyday PM)

The goal of the quality audit is to improve quality on all projects, processes and procedures for both current and future endeavors.

Quality audits examine both the project and the performing organization to determine which processes, procedures and policies can be improved.

Quality audits also increase customer satisfaction. Audits ensure that the implemented items have been implemented and then look for other changes which would improve the project.

Although quality audits often focus on problems, they can also find processes or procedures that are working well and implement them into other projects.

Quality audits are often done by the performing organization’s quality assurance department, but can also be conducted by an objective project manager or by an outside source.

Earned value management (Pengenalan-Project Management)

Earned Value Management (EVM) is a project management technique for measuring project progress in an objective manner. EVM has the unique ability to combine measurements of scope, schedule, and cost in a single integrated system. When properly applied, EVM provides an early warning of performance problems. Additionally, EVM promises to improve the definition of project scope, prevent scope creep, communicate objective progress to stakeholders, and keep the project team focused on achieving progress.