Lima Tips Untuk Kelangsungan Hidup Sebagai Pemula di Konsultan TI

Penulis: Jack Wallen

Pada tahun pertama di dunia konsultan IT bisa begitu menakutkan, banyak pendatang baru di konsultan IT menyerah begitu saja. Jack Wallen menawarkan beberapa saran yang bermanfaat untuk membantu Anda bertahan dalam periode awal.

Anda sudah bersiap-siap untuk memasuki dunia konsultan IT yang tampaknya akan anda geluti selamanya. Anda tahu kemampuan Anda Anda dapat menelusuri di setiap OS yang dikenal manusia, Anda dapat melakukan subnet; dan keamanan … tidak ada yang dapat menjaganya seperti Anda. Jadi, apa yang menghentikan Anda dari menjadi konsultan IT yang terbaik? Mungkin klien, Hukum Murphy (Murphy’s Law), penjadwalan, rapat, atau rekan kerja.

Beginilah permasalahannya: Pendidikan dan pelatihan yang Anda dapatkan tidak dapat sepenuhnya mempersiapkan Anda untuk tampil sebagai seorang Konsultan IT. Dalam perkuliahan IT di kelas Anda di sekolah, apakah Anda ingat dosen Anda pernah mengatakan bahwa Anda akan bekerja pada mesin/komputer milik klien ketika seorang pelanggan datang – klien menyentak mesin (dari Anda) supaya transaksi penjualan berlangsung? Atau dari QuickBooks (buku acuan/referensi) kelas Anda pernah menyebutkan bahwa saat membuat sebuah password sysadmin, Anda berada di dekat tiga orang yang panik sedang bercakap-cakap, sehingga hampir tidak mungkin bagi Anda untuk mengingat password yang baru saja Anda buat? Saya (penulis) ragu.

Menjadi seorang konsultan tidaklah mudah, tetapi ada cara untuk menjaga kesehatan jiwa Anda. Berikut ini adalah beberapa tips yang dapat membantu.

1: Pastikan Anda Memiliki perangkat kerja Anda

Jangan meninggalkan kantor tanpa alat bantu yang diperlukan – software, hardware, alat bantu (obeng dan kunci pas), catatan, dll Tidak ada yang lebih buruk daripada mendatangi  klien dan menyadari anda tidak memiliki semua yang anda butuhkan. Hal Itu tidak hanya sebuah kelancangan, tetapi juga bentuk ketidaksopanan kepada klien. Mereka membayar Anda untuk mendapatkan pekerjaan dapa selesai secepat mungkin.

2: Ambil Catatan Lebih

Saya tidak peduli jika Anda memiliki memori eidetic, ketika klien menyentak di telinga Anda ke suatu titik yang suara mereka terdengar seperti nyamuk, Anda harus bergantung pada catatan Anda. Dan meskipun mungkin melawan setiap butir dari keberadaan Anda, tuiskan password yang Anda buat sehingga tidak ada yang salah. Anda tidak selayaknya meng-upload file untuk klien, menyebabkan klien Anda kehilangan 24 sampai 48 jam bisnis mereka.

3: Ambil Napas Dalam-dalam

Anda dipastikan akan memasuki situasi yang tegang dan mungkin bisa jadi kritis. Sebelum Anda benar-benar memasuki suatu pekerjaan yang memang kelihatannya sebuah tugas yang sulit, ambil napas dalam-dalam dan rileks. Ingatkan diri Anda bahwa Anda tahu apa yang Anda lakukan. Ini mungkin kedengarannya sebuah tipuan, tapi sebenarnya hal ini benar-benar bekerja. Orang cenderung berpikir lebih jernih dan bekerja lebih efisien ketika mereka santai.

4: Ambil istirahat

Anda tidak bisa duduk di keyboard dan menatap monitor selama berjam-jam tanpa kehilangan kemampuan Anda untuk berpikir logis. Bahkan ketika Anda berhadapan dengan tenggat waktu (deadline), lima menit istirahat, makan pizza dan minum kopi tidak akan mencegah Anda menyelesaikan pekerjaan. Bahkan dengan istiraha sejenak mungkin saja malahan sesuatu hal yang menyelamatkan Anda.

Ini juga berlaku untuk makan siang. Jangan makan siang di mobil dalam perjalanan ke klien Anda – sebenarnya jadwal istirahat makan siang untuk diri sendiri. Anda tidak dapat bekerja tanpa bahan bakar, dan istirahat 30-60 menit akan membuat Anda keheranan.

5 Tinggalkan Pekerjaan di tempat kerja

Ini adalah aspek yang paling sulit dalam pekerjaan. Bila Anda memiliki tugas yang menantang yang terbayang-bayang di benak kepala Anda, secara umum Anda akan membawa pekerjaan tersebut ke rumah sebagai bentuk obsesi. Ketika Anda meninggalkan pekerjaan, tinggalkan pekerjaan. Jika Anda membawanya pulang sama dengan Anda – terutama jika itu menjadi batas pemikiran obsesif – akan membakar diri Anda. Ketika saya pulang dari kantor, saya punya ritual: saya lepaskan jam tangan dan menaruhnya di meja. Saya tidak mau menonton itu kembali di pergelangan tangan saya sampai hari Senin pagi. Saya yakin Anda dapat menebak metafora dalam kasus ini. Tapi percaya atau tidak, itu bekerja untuk saya. Anda bisa datang dengan rutinitas simbolik Anda sendiri yang membantu Anda meninggalkan pekerjaan Anda di tempat kerja. Itu akan menyelamatkan Anda dari penggerogotan energi dan akan mengakhiri karir anda lebih awal.

Ringkasan

Ini bukan ide untuk menggoncang bumi, tetapi mereka seringkali luput dari konsultan yang baru, yang akhirnya berkembang menjadi sebuah sindrom. Pada tahun pertama Anda sebagai konsultan IT, pastikan Anda tidak hanya mempertahankan kemampuan Anda untuk mencapai tembakau, tetapi juga mempertahankan kestabilan Anda.

terjemahan dari artikel di techrepublic

Project Management dalam Keseharian (Apa, bagaimana?)

Sehubungan dengan tugas sebagai seorang PM, pada kesempatan ini untuk lebih memudahkan dalam memahami apa dan bagaimana ruang lingkup kerja seorang project manager, disini akansaya ambil contoh dengan pembangunan sebuah rumah. Jika anda suatu saat akan membangun sendiri sebuah rumah idaman, tentunya banyak hal yang perlu disiapkan. Contoh disini diharapkan mudah untuk dipahami, demikian juga dengan implementasinya. Disisi lain, penulis juga memiliki pengalaman dalam membangun rumah ini, walaupun sebenarnya bukan dari lulusan teknik sipil ataupun arsitektur, tapi cukup aplikatif jika dianalogikan. Tentu saja saat melakukan ini, dengan berbagai masukan (baik dari media, internet maupun majalah dan buku-buku) dari sana sini, terutama dari para expert di bidangnya.

Jika dibandingkan dengan tahapan dalam sebuah project dari awal sampai akhir kurang lebih detail job yang harus dilewati dalam sebuah project adalah sebagai berikut:

1.Initiating (pembukaan)
2.Planning (perencanaan)
3.Executing (pelaksanaan)
4.Monitoring (monitoring/pengawasan) dan
5.Closing (penutup)

Berikut penjelasan dari masing-masingnya:

1.Initiating (pembukaan)

Pada tahap ini, akan diputuskan dari sisi analisa terlebih dahulu, apakah akan membeli rumah yang langsung jadi (tinggal pilih dari developer perumahan)? atau akan membangun sendiri? ataukah cukup dengan menyewa? Jikapun akan membeli dari developer, pertimbangan untuk memilih lokasi, akses jalan, fasilitas atau bahkan kedekatan dengan famili yang lain bisa jadi pertimbangan tersendiri.

Pada tahap ini, jika pilihan final-nya diputuskan untuk membangun sendiri tentu saja didasarkan pada pertimbangan banyak faktor. Jadi pada tahap ini, semua analisa dan perhitungan harus dimasukkan sebagai dasar untuk memutuskan, apakah akan membeli, bangun sendri atau menyewa/kontrak.

Demikian juga dengan pemilihan secara lebih detail, dari mulai ukuran rumah, apakah akan digunakan untuk 4 orang atau 8 orang dan seterusnya, akan dibangun di daerah mana? lokasi yang jauh dari jalan raya? atau cukup di kampung dekat desa? Atau di lingkungan perumahan yang sudah menyediakan lahan kosong dengan segala fasilitas yang ada di sebuah hunian dalam perumahan.

Tentu saja dari sini akan banyak pertimbangan yang perlu direnungkan. RUmah yang jauh dari sarana industri, yang dekat dengan pedesaan yang tidak terlalu ramai, dengan kondisi lingkungan yang baik untuk perkembangan anak (misalnya) bisa jadi merupakan pertimbangan dalam memilih tempat yang terletak agak jauh dari kota. Demikian juga dengan kemudahan untuk akses ke sarana hiburan, atau yang lainnya.

Apapun keputusan akhir, harus ditentukan oleh yang memiliki wewenang, dalam hal ini suami dan istri, dengan masukan dan pertimbangan dari saudara, teman, tetangga dan yang lainnya.

Dalam sebuah project, tidak jauh berbeda dengan kasus ini, pada tahap ini hasil final merupakan putusan dari stakeholder, yaitu mereka yang berkepentingan akan project ini yang diharapkan dengan project ini akan mendapatkan manfaat maupun kemudahan dalam proses produksi, ataupun efisiensi dalam proses pengerjaannya.

Pilihan yang sama juga akan berlaku, apakah akan menggunakan product yang sudah jadi (tinggal beli) ataupun bisa sewa/rent, atau bahkan harus diputuskan untuk membangun/membuat sendiri. Keputusan ini tentu saja berdasarkan waktu, biaya, ruang lingkup maupun sumberdaya yang dibutuhkan, yang dalam istilah project management adalah triple constraint: time, cost & scope.

(bersambung)

Tanggung Jawab Sebagai Seorang PM

Sebagai PM, beberapa syarat yang mutlak harus dimiliki :
1. Jujur, saat menjelaskan kemampuan dan pengalaman yang telah dijalaninya, terutama berkaitan dengan publik. Jujur dalam menentukan keterbatasan-keterbatasan dalam sebuah project, hasil yang akan didapatkan dan budget yang harus disediakan, baik kepada stakeholder maupun kepada public
2. Jika customer merubah kesepakatan, PM harus merubah sesuai dengan kenyataan dan terikat dengan kontrak yang baru.
3. Jika mendapatkan akses informasi yang sensitif dan rahasia, seorang PM harus bisa menjaga informasi tersebut dari hal-hal yang akan menyebabkan informasi itu tersebar di pihak yang tidak berkepentingan.

Definisi Project (Project Management) bagian dua

Di beberapa organisasi/perusahaan, terkadang menganggap segala sesuatu dari sebuah pekerjaan adalah sebagai proyek (project).  Ada juga yang sebaliknya bahwa yang dianggap project adalah yang hanya melibatkan/membutuhkan budget/biaya. Sehingga jarang sekali mereka  mengerjakan project.

Adapun pengertian secara umum bahwa yang dimaksud dengan project adalah (berdasarkan definisi yang disebutkan oleh PMI-PMBOK) pekerjaan yang temporer untuk menciptakan sebuah produk atau layanan (service) yang spesifik/berbeda dari yang lain atau sebelumnya.

Temporer yang berarti sebuah pekerjaan ada akhirnya (suatu saat akan berakhir), sedangkan spesifik/unik adalah hasil dari project itu haruslah sesuatu yang unik dan lain dari yang lain (belum pernah dibuat-di dalam organisasi tersebut).

Sedangkan pekerjaan yang melibatkan rutinitas tidaklah bisa disebut dengan project.

Contoh yang bisa dikategorikan sebagai project :

Membuat aplikasi antrean (memiliki rentang waktu tertentu dengan produk yang sebelumnya belum ada yaitu sistem antrean dengan rentang pengerjaan 1 bulan)

Membuat gedung/warehouse (memiliki rentang waktu tertentu dalam pembuatannya dan menghasilkan gudang)

Membuat produk baru semisal benang/textile dengan komposisi yang baru yang memiliki kelebihan dibanding produk sebelumnya

Konversi/migrasi dari aplikasi lama ke aplikasi yang baru

Dan yang lainnya

Sekilas PM (Project Management) – bagian satu

Dear pembaca,

Bagi yang terbiasa dan berkecimpung dalam dunia proyek, memiliki bekal bagi seorang pemimpin/leader dalam sebuah proyek adalah sebuah keharusan. Apakah anda dipilih karena kemampuan anda dalam mengelola sumberdaya/orang? ataukah karena anda dekat dengan pemilik proyek (sponsor)? atau karena anda memiliki team yang handal, atau karena kemampuan anda dalam merencanakan segala sesuatunya, atau kemampuan dalam berkomunikasi dan atau yang lainnya?

Dalam sebuah proyek, hanya mengandalkan kedekatan dengan sponsor dan modal tidaklah cukup. Dibutuhkan kemampuan dan keahlian yang terintegrasi. Dalam istilah project management dikenal dengan body knowledge. Knowledge ini mencakup 9 area yaitu :

1. integrasi,

2. ruang lingkup (scope),

3. waktu (time),

4. biaya (cost),

5. kualitas (quality),

6. sdm (human resource),

7. komunikasi (communication)

8. resiko(risk) dan

9. pengadaan (procurement)