Bagi perusahaan besar yang memiliki karyawan dan pelanggan banyak, mengelola dokumen bukanlah perkara mudah. Solusi yang bisa diambil adalah digitalisasi dokumen, seperti dicontohkan Lintasarta dan Multipolar.

“Perusahaan kami berminat pasang jaringan ke Lintasarta. Tolong dong, dibuatkan penawarannya,” ucap seorang calon pelanggan. Tim penjualan Lintasarta pun membuatkan surat penawaran. Setelah calon pelanggan setuju berlangganan, dibuatlah formulir berlangganan. Selanjutnya: diberikan surat perintah kerja (SPK) dari pelanggan, surat kontrak kerja sama, deployment jaringan, user testing hingga berita acara operasional.

Nah, kalau kita perhatikan, dalam rangkaian proses transaksi tersebut banyak sekali dokumen yang dibuat. Setiap tahapan ada dokumennya. Ini yang membuat pekerjaan mengelola dokumen – dokumen dapat berupa laporan, dokumen kontrak, dokumen pelanggan, SOP, data karyawan, dan sebagainya – cukup sulit. Terlebih bagi perusahaan besar yang memiliki karyawan dan pelanggan banyak. Bisa dibayangkan bagaimana sulitnya mencari dokumen yang diperlukan jika manajemen dokumen ini dijalankan secara manual.

Kesulitan mengelola dokumen seperti itu pernah dialami oleh PT Aplikanusa Lintasarta. Sejalan kian membesarnya bisnis Lintasarta – ditandai bertambahnya jumlah karyawan dan pelanggan – membuat lingkup kerja makin kompleks. Akibatnya, jumlah dokumen yang harus ditampung dan diolah pun terus bertambah. “Ketika itu, kami kesulitan dalam pencarian dokumen. Sebab, dokumen terus bertambah. Ini membutuhkan ruang penyimpanan yang luas dan orang khusus untuk mengelolanya,” Yosi Widhayanti, GM Divisi TI Lintasarta, menjelaskan. “Karena tidak gampang mengelola dokumen yang terus bertumpuk, akhirnya diputuskan membuat suatu sistem pengelolaan dokumen secara digital,” ia menambahkan.

Menurut Yosi, beberapa masalah yang dihadapi Lintasarta berkaitan dengan manajemen dokumen adalah kesulitan dalam mengategorisasi dokumen, kendali hak akses dokumen, menjaga kerahasiaan dokumen, meng-update versi dokumen, dan mencari dokumen yang diperlukan dengan cepat. Bertolak dari permasalahan tersebut, maka pada 2002 pihak Lintasarta mengimplementasi sistem pengelolaan dokumen secara elektronik berbasis Web, yang disebut electronic Document Management System (e-DMS).

Dijelaskan Yosi, sebelum memutuskan menerapkan e-DMS, lebih dulu pihaknya memanggil para user internal yakni kepala departemen/divisi. Tujuannya, menanyakan kebutuhan masing-masing departemen yang berbeda. Setelah melalui proses pendataan dan analisis, timnya memanggil sejumlah vendor untuk melakukan beauty contest. Dalam proses menjaring vendor ini, pihaknya juga meminta kejelasan dari segi tahapan proses user requerement, desain sistem, metode konstruksi, dan sebagainya. “Penerapan e-DMS ini terutama diarahkan pada departemen-departemen yang dianggap punya heavy document,” kataYosi.

Azis Budi Prasetyo, Asisten Manajer Departemen Operasional TI Lintasarta, mengungkapkan beberapa departemen yang memiliki heavy document, yakni Departemen Procurement (ada dokumen penawaran, kontrak, SPK, dan sebagainya), Departemen Legal, Departemen Logistik, dan Departemen SDM (ada dokumen penawaran, kontrak, SPK, berita acara, dan sebagainya). “Departemen keuangan baru mau diintegrasikan ke dalam e-DMS,” ucap Azis.

Menurut Azis, aplikasi e-DMS ini memiliki dua fitur utama, yakni fitur penyimpanan data dan fitur workflow. Fitur penyimpanan data berfungsi untuk penyimpanan hingga proses pencarian (searching) data/dokumen, sedangkan fitur workflow berfungsi untuk approval dokumen. Namun, berhubung belum dianggap prioritas, fitur workflow belum digunakan. Lagi pula, sudah ada aplikasi lain yang saling mendukung dan terkait. “e-DMS ini berada di belakang aplikasi-aplikasi lain yang saling terintegrasi. Alur kerja e-DMS sama seperti cara manual, tetapi prosesnya sudah digital, tinggal membuka Web lalu uploading atau mencari data yang dimaksud dengan memasukkan keyword,” Azis menerangkan.

Karena e-DMS terintegrasi dengan aplikasi lainnya, ketika user akan melakukan proses uploaddan searching data/dokumen, tidak mesti dari e-DMS melainkan bisa dari aplikasi lain. Misalnya, di Lintasarta ada aplikasi delivery jasa perbankan (e-Service Delivery System/e-SDS). Jadi, ketika akan memasukkan atau mencari dokumen, user bisa mengakses aplikasi e-SDS. Nah, penyimpanan dokumennya ada di e-DMS.

Dokumen-dokumen tersebut disimpan pada sebuah server khusus, yang di-back up secara rutin setiap hari. Area penyimpanannya menggunakan storage area network (SAN). Menurut Yosi, investasi untuk mengembangkan sistem pengelolaan dokumen berbasis Web ini cukup murah, yakni hanya Rp 280 juta – Rp 200 juta buat membeli aplikasi dan Rp 80 juta buat membeli server. Lalu, bagaimana proses digitalisasi dokumen tersebut? “Semuanya dilakukan dengan cara scanning,” ujarnya.

Toh, diakui Yosi, dalam perkembangannya proses digitalisasi dokumen ini tidak berjalan lancar. Prosesnya sempat vakum hingga tiga tahun. Pada 2005, e-DMS baru benar-benar digunakan. Persoalannya, kesulitan dalam entri data, sehingga masih banyak dokumen yang belum di-input ke dalam e-DMS. Awalnya, setelah implementasi diharapkan masing-masing departemen melakukan migrasi data sendiri-sendiri secara manual (di-scan) oleh user. Akan tetapi, proses itu tidak berjalan, karena user keberatan. “Menurut mereka, pekerjaan entri data ini mengganggu proses kerja. Akhirnya dilakukan outsource untuk melakukan scanningdata, juga untuk membuat keyword,” ujar Yosi.

Awalnya, untuk proses pemindaian dokumen dan entri keyword itu dilakukan dengan alih daya ke sebuah perusahaan jasa. Didukung 10 pekerja, proses pemindaian dokumen bisa kelar dalam tiga minggu. Tentu saja, belum semua dokumen dimigrasikan ke e-DMS. Maklum, jumlah dokumen yang harus dipindai sangat banyak. Contoh, Departemen Logistik saja memiliki 27 ribu dokumen (1 dokumen bisa terdiri dari beberapa lembar kertas). Departemen Administrasi memiliki 17 ribu dokumen. Di Departemen SDM pun baru 10 ribu yang dipindai, sehingga masih ada 180 ribu dokumen lagi yang belum dipindai. “Sampai sekarang proses digitalisasi dokumen itu masih terus berlangsung,” ucap Yosi.

Yang jelas, dengan adanya sistem pengelolaan dokumen e-DMS, beberapa manfaat bisa dinikmati para user di Lintasarta. Antara lain, kecepatan proses pencarian, karena usercukup memasukkan keyword, dalam hitungan detik dokumen bisa ditemukan. Selain itu, tidak perlu lokasi penyimpanan, tidak perlu SDM khusus untuk mengelolanya, dan aman (tidak takut dokumen hilang karena kebakaran). Tak kalah penting, siapa pun bisa mencari dokumennya. Namun, untuk menjaga kerahasiaan dokumen, tidak semua orang diberi hak akses. Hanya tenaga administrasi di tiap departemen yang diberi hak akses mencari dokumen. Mereka diberi pelatihan khusus agar bisa mengoperasikannya, terutama dalam hal upload ataupun querydokumen. Lagi pula untuk bisa masuk ada password yang berlapis. Mulai dari password untuk PC, hak akses ke aplikasi itu, dan di tingkat aplikasi pun dipecah lagi: apakah orang itu hanya boleh upload atau query saja, boleh cetak atau tidak.

Walaupun aplikasi e-DMS ini berbasis Web, belum bisa diakses oleh pelanggan. Jadi masih bersifat intranet, alias hanya bisa diakses oleh kalangan internal. Sementara bagi pelanggan disediakan Web khusus, yang disebut Portal Pelanggan (LA Network Portal). Portal ini digunakan untuk pelanggan memonitor status pasang baru, status penanganan gangguan dan monitoring jaringan existing. “Kami belum memberikan akses kepada user dari luar untuk melihat dokumen. Karena masalah kerahasiaan dan sekuriti. Selain itu, kebutuhannya belum ada. Bagi pelanggan yang diberikan adalah informasi, bukan dokumennya. Jadi pelanggan sudah bisa melihat data melalui Web, tapi tidak bisa membuka dokumennya,” papar Yosi.

Selain Lintasarta, perusahaan lain yang sudah menggunakan pendekatan teknologi dalam pengelolaan dokumennya adalah PT Multipolar Technology. Dijelaskan Sujanto Halim, Group Head of Solutions Delivery Multipolar, perusahaannya memiliki lokasi kantor yang tersebar di beberapa tempat, yakni di Jakarta (Citra Graha), Lippo Karawaci Tangerang (satu di Menara Matahari dan tiga di Lippo Cyberpark), dan Surabaya (Intiland Tower). Multipolar juga memiliki banyak karyawan yang bekerja secara mobile.

Kondisi itu, lanjut Sujanto, cukup menyulitkan dan memakan waktu, misalnya untuk meminta persetujuan. Contohnya, member di Citra Graha ingin meminta persetujuan dari atasannya yang berada di Menara Matahari, maka yang bersangkutan harus mengirimkan fisik dokumen ke Menara Matahari dan mengembalikannya ke Citra Graha. Tentunya, hal itu memakan waktu dan tidak efisien. “Dalam kegiatan operasional sehari-hari semakin dirasakan tantangan bagaimana bekerja secara lebih efektif dan efisien. Terutama dalam hal proses persetujuan yang terkait dengan kebijakan perusahaan,” tutur Sujanto.

Maka, sejak 2006 Multipolar telah mengembangkan proses kerja secara elektronik (paperless), di mana proses approval dibuat secara elektronik yang dapat diakses via portal.Member dapat mengajukan permohonan/permintaan persetujuan melalui sistem di portal. Nantinya muncul notifikasi melalui e-mail ke atasan yang bersangkutan, kemudian ia dapat menyetujui/menolak permohonan tersebut. Juga, dapat diberikan catatan tambahan, yang meliputi: persetujuan perjalanan dinas, permintaan alat kerja (seperti notebook), penggantian komputer, permintaan pelatihan, seminar, pengadaan stok barang, dan permintaan nomor surat secara tersentralisasi, serta persetujuan perhitungan proyek pada saat suatu proyek hendak dilaksanakan. “Tahun ini Multipolar juga mulai menerapkan Enterprise Project Management (EPM), di mana dokumentasi proyek disimpan secara tersentralisasi dan dapat diakses oleh pihak yang berkepentingan atau yang sudah diberikan akses dan kewenangan sebelumnya,” ungkap Sujanto.

Menurut Sujanto, sistem yang diterapkan Multipolar tersebut lebih berupa workflow, di mana dokumen hard copy yang sebelumnya digunakan tidak lagi disimpan. Kini semuanya sudah dalam bentuk database. Khusus untuk penyimpanan dokumen elektronik (soft copy) lebih diarahkan pada dokumen proyek sebagai bagian dari proyek EPM. Untuk pengembanganworkflow-nya, dikembangkan sendiri (in-house development), menggunakan platform Microsoft.Net. dengan database MS SQL.

Sementara itu, untuk sistem EPM menggunakan sistem dari Microsoft EPM. Meskipun fokusnya lebih pada manajemen proyek, saat ini Multipolar sudah mulai menggunakannya untuk sentralisasi dokumen proyek.

Dijelaskannya pula, proses implementasi approval secara elektronik tersebut dilakukan secara bertahap. Setiap proses approval memerlukan waktu satu-tiga bulan. Aplikasi workflowelektronik sebagai pengganti dokumen hard copy yang dikembangkan semuanya berbasis Web dan dapat diakses dari luar jaringan Multipolar, seperti melalui jaringan Internet publik. Misalnya, proses pengajuan pelatihan, memberikan keleluasaan semua member untuk dapat mengakses lewat Web, baik di jaringan internal Multipolar maupun di luar. Untuk akses ini, setiap member harus memiliki nama dan password. Setelah itu, formulir yang harus diisi akan tersaji melalui web browser kemudian dilengkapi. Selanjutnya secara otomatis permintaan tersebut akan dieskalasi sesuai dengan struktur organisasi dan kebijakan perusahaan,sehingga atasan yang bersangkutan dapat menyetujuinya juga melalui akses Web. “Jika pelatihan sudah selesai, maka member itu akan diminta memberikan feedback dan hasil dari pelatihan. Sistem akan senantiasa memberikan peringatan melalui e-mail jika ia tidak melengkapi informasi feedback tersebut,” ujar Sujanto.

Diakui Sujanto, dengan adanya sistem workflow ini, manfaat yang dirasakan adalah fleksibilitas dan percepatan proses persetujuan. Sebab, user tidak perlu kembali ke kantor, tetapi bisa diakses melalui Internet. “Dalam hal layanan ke pelanggan juga pasti terasa manfaatnya. Misalnya, dalam hal proses persetujuan permintaan stok barang untuk pelanggan, yang dapat dengan segera dimintakan persetujuan.”

http://swa.co.id/2010/10/agar-tak-dipusingkan-tumpukan-dokumen/

Iklan