Cakupan Pekerjaan Dalam Project

Project atau Proyek selalu diidentikan dengan dinamis dan bergerak, mengelola sumberdaya, waktu dan biaya, mengelola orang dan logistik, berkompromi dan bernegosiasi, merevisi scope, mengubah budget dan biaya dan yang lainnya.

Tulisan kali ini adalah : Cakupan Dalam Sebuah Pekerjaan Proyek dan Apa Saja Yang Dikerjakan Oleh Seorang Pimpinan Proyek?

Kalau diruntut akan sangat panjang, tapi berikut ini adalah poin-poin yang semuanya penting dan perlu mendapatkan perhatian. Tapi ada juga poin yang perlu mendapatkan perhatian ekstra yang bahkan seringkali menguras sumberdaya baik tenaga dan pikiran, tidak luput juga biaya.

Faktor yang ke berapa kira-kira menurut pembaca sekalian?

Berikut ini Kerangka Kerja Sebuah Project

1. Dimulai sejak sebuah proyek pekerjaan diketok/disahkan untuk dimulai.
2. Harus ada dokumen project / project charter yang isinya antara lain : kapan dimulainya, ruang lingkup, tujuan, alokasi waktu dan biaya, para pemangku yang berkepentingan (stakeholder) dan kapan berakhir.
3. Membutuhkan sumber daya baik manusia, peralatan dan alat kerja serta waktu.
4. Harus memperhatikan keterbatasan dan kendala serta perlunya dibuat asumsi-asumsi.
5. Diawali dengan adanya rencana detail dari keseluruhan pekerjaan (project plan).
6. Langkah demi langkah proses harus disiapkan, baik dalam bentuk flow process ataupun dokumen proses.
7. Ketertantungan antar proses harus diidentifikasi.
8. Analisa terhadap jadual yang tidak masuk akal dan mempersiapkan serta mengantisipasi jadual menjadi jadual yang lebih realistis.
9. Membuat jadual dan anggaran biaya yang dibutuhkan.
10. Selalu katakan TIDAK jika memungkinkan.
11. Meng-Integrasikan komponen project dengan kebutuhan pelanggan.
12. Selalu mendapatkan tanda tangan dari para stakeholder dalam gambaran besar rencana project.
13. Menciptakan iklim project yang kondusif, komunikasi yang baik serta menjauhkan tim dari intrik politik, baik internal maupun eksternal project, menciptakan aspek positif dengan adanya perbedaan budaya dan kultur, menyelesaikan setiap issue yang muncul di tim tersebut.
14. Mengalokasikan waktu lebih banyak dan secara proaktif menyelesaikan masalah, alih-alih reaktif (pasif menunggu masalah muncul).
15. Memahami perbedaan kultur dan implikasinya terhadap project, terutama dalam lingkup pekerjaan global multinasional dan yang melibatkan banyak organisasi dan stakholder.
16. Memastikan dalam berinteraksi selalu mengedepankan profesionalitas baik kepada sesama tim maupun para pemangku kebijakan/stakeholder
17. Memahami profesionalitas dan tanggungjawab sosial.
18. Komunikasi, komunikasi dan komunikasi.
19. Membangun dan membina tim.
20. Gunakan reward dan pujian.
21. Memberikan dan menghantarkan produk dengan kualitas yang jelas
22. Mengidentifikasi pemangku kebijakan, siapa saja stakeholder yang terkait, apa yang diharapkan oleh para stakeholder dari project tersebut.
23. Mengelola pengetahuan project dan berbagi pengalaman dari pembelajaran selama sebuah project berlangsung.
24. Menyelesaikan dan menuntaskan masalah.
25. Membuat keputusan.
26. Mendemonstrasikan etika dan kepemimpinan (ingat, etika tetap yang pertama dan utama).
27. Mengelola dan mengontrol sumber daya.
28. Mengontrol jalannya pekerjaan dan membandingkan antara rencana dengan kenyataan dan menentukan perbedaan antara rencana dan kenyataan.
29. Memantau resiko, mengkomunikasinkan kepada yang berkepentingan dan menindaklanjuti.
30. Menentukan kebutuhan perubahan, memberikan rekomendasi terhadap perubahan, melakukan koreksi dan mengambil tindakan pencegahan serta memperbaiki kesalahan.
31. Menolak atau menerima perubahan, mengelola perubahan dan mengkomunikasikan kepada yang berkepentingan.
32. Melakukan penyelesaian pekerjaan proyek dalam tiap fasenya dan penyelesaian pekerjaan secara keseluruhanya.
33. Melakukan pendelegasian.
34. Mampu menentukan sukses dan gagalnya sebuah project.

Faktor yang ke berapa saja kira-kira menurut pembaca sekalian yang merupakan faktor yang sulit ditangani? Dan bagaimana cara menanganinya?